TESCİL BAŞVURULARININ TAMAMI ÖNCE MERSİS SİSTEMİ ÜZERİNDEN YAPILMASI GEREKMEKTEDİR.
BAŞVURULAR SİSTEM ÜZERİNDEN ONAYA GÖNDERİLDİKTEN VE TALEP NUMARASI OLUŞTURULDUKTAN SONRA SİSTEM ÜZERİNDEN ONAY BEKLENMESİNE GEREK YOKTUR. GEREKLİ EVRAKLARLA TİCARET SİCİL MÜDÜRLÜĞÜNE GELİNMESİ GEREKMEKTEDİR.
TALEP EDİLEN TESCİL İŞLEMİ İLE SİSTEMDEKİ BAŞVURU İÇERİĞİ AYNI OLMASI GEREKMEKTEDİR.
Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük Ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmeliğinin geçici 2 inci maddesine istinaden, Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yönetim organınca hazırlanacak iç yönergenin ilk yapılacak olağan ya da olağanüstü genel kurul toplantısında onaya sunulması zorunludur.
1 – Gebze Ticaret Sicil Müdürlüğü´ne hitaben dilekçe (Dilekçe şirketi temsil yetkilileri tarafından imzalanmalı şayet dilekçenin vekaleten imzalanması durumunda vekaletnamenin noter tasdikli aslı veya noter tasdikli sureti ile vekaleten imza atanın noter tasdikli imza beyannamesinin aslı)
2 – Yönetim Kurulu Seçimi Varsa; Vazife Taksim kararı ve imza yetkileri hakkında karar (1 adet Noter Tasdikli )
3 – Genel Kurul Tutanağı (1 adet Asıl Noter Tasdikli) T.T.K 422/2 Toplantı başkanının, Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu olan toplantılarda Bakanlık temsilcisinin veya tek pay sahipli şirkette hazır bulunan pay sahibinin veya temsilcisinin imzalamadığı toplantı tutanakları geçersizdir.
Not: YÖNETİM KURULU SEÇİMİNE İLİŞKİN GENEL KURULLARLARDA
– Yönetim kurulu Üyelerinin ne kadar süre ile seçildikleri esas sözleşmenize uygun şekilde belirtilmelidir. Mersis başvurusunda da tarih girilmesi zorunludur. “Bir sonraki genel kurula kadar” ya da ”…………….. yılında yapılacak ilk genel kurula kadar” gibi ibareler kullanılmamalı,
-Genel Kurul tutanağında kişilerin Yönetim Kurulu Üyeliğine seçildikleri belirtilmeli, Kanunen Yönetim Kurulu Başkanı ve Yönetim Kurulu Başkan Vekili esas sözleşmede yazılı olmak kaydı ile Genel Kurul Kararı ile seçilebilecekleri için Yönetim Kurulu Başkanı /Başkan Vekili-Yardımcısı gibi ibarelere Genel Kurul Kararında yer verilmemeli,
4- Hazır bulunanlar listesi (1 adet Ortakların T.C./VKN Numarası yazılacak)
Not: Tek pay sahipli şirketlerde başkanlık oluşturulması ile genel kurul toplantısına katılabilecekler listesinin hazırlanması zorunlu değildir.
5 -Genel kurul toplantısı çağrılı ise Gündemin ilanı ile ilgili Ticaret Sicil Gazetesi,
6-Tüzel ortak, yönetim kuruluna seçilmesi halinde ise, tüzel kişi adına, tüzel kişi tarafından belirlenen gerçek kişinin adı, soyadı, yerleşim yeri ve vatandaşlığı ile tüzel ortağın belirlediği geçek kişi temsilciye dair yetkili organ kararı
7 -İmza yetkililerinin şirket unvanı altında hazırlanmış Noter veya Ticaret Sicili Müdürlüğünce tasdikli imza beyannameleri (1 asıl ) (TTK 40/2.nci Maddesine göre Kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında tutulan imza verilerinden elektronik ortamda temin edilenler hariç)
(Yabancı ülkede bulunan imzaya yetkili kimselerin imza beyanı, bunların imzalarının o ülkedeki Türk konsolosluğu ya da o ülke mevzuatı uyarınca yetkili makamlarca onaylanması suretiyle düzenlenebilir. Yabancı ülke makamlarınca düzenlenen imza beyanlarının, Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre onaylatılması ve noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte Müdürlüğe verilmesi zorunludur.)
Not: Sicil dosyasında kişiye ait imza beyannamesi bulunması ve imzası değişmemesi halinde yeni bir imza beyanı aranmaz.
8 – Hükümet Komiseri atama yazısı (Hükümet Komiseri gözetiminde yapılan genel kurullar için 1 asıl)
9-Pay sahipleri dışından seçilen yönetim kurulu üyelerinin kimliğine, vatandaşlığına, yerleşim yerlerine ilişkin yazılı görevi kabul ettiklerine ilişkin beyan, Yönetim kuruluna atanan kişinin imza yetkisi bulunmaması halinde dilekçe ekinde şahsın imza beyannamesi eklenmelidir.
10-Genel Kurul İç yönergesi daha önce tescil edilmedi ise Genel Kurulun onayından geçen İç Yönerge ( 1 adet asıl – Tüm sayfaları yönetim kurulu üyeleri tarafından ıslak imzalı), İç Yönerge örneği eklentilerde sunulmuş olup, iç yönergedeki kırmızı italik yazılı kısımlar çıkarılmalıdır.
11- Denetime tabi şirketlerde denetçi seçilmesi halinde. Kanunun 400 üncü maddesinde sayılan bağımlılık hallerinden birinin kendisinde bulunmadığı ile şirket ile denetçi arasında yapılan denetim sözleşmesinin imzalandığına ve denetçinin görevi kabul ettiğine dair beyan alınmadan, denetçi tescil edilemez.
12-Genel kurul toplantısına vekaleten katılım var ise genel kurul esasları ile ilgili yönetmeliğe uygun hazırlanmış noter tasdikli vekaletname aslı
(BAKANLIK TEMSİLCİSİ KATILAN TOPLANTILAR HARİÇ)
